Co to jest biała lista podatników VAT i jak zgłosić na nią rachunek?

Opublikowano: 17 Lis 2025 Agnieszka Kłak 5 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT - czym właściwie jest?

Biała lista podatników VAT jest rejestrem prowadzonym przez Ministerstwo Finansów i gromadzi informacje o wszystkich, czynnych podatnikach VAT. Znajdziesz tam nazwę firmę, jej nr REGON i NIP, status rejestracji VAT, numery firmowych rachunków bankowych, datę wpisania, wykreślenia i przywrócenia na listę. Każdy może tam sprawdzać numer rachunku bankowego kontrahenta oraz inne informacje. Dzięki temu masz pewność, że Twoja płatność trafi we właściwie miejsce, a Ty unikniesz kłopotów skarbowych.

Czy wpis do rejestru jest obowiązkowy?

Wykaz podatników VAT jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy, który aktualnie prowadzą działalność i są płatnikami VAT. Wynika to z przepisów ustawy o VAT. Jeśli zabraknie Twoich danych w rejestrze, to poniesiesz solidarną odpowiedzialność wraz z kontrahentem, który Ci zapłaci. Odpowiedzieć możesz nawet do wysokości podatku. Ponadto zraziłoby to kontrahenta do dalszej współpracy. Dzisiaj wielu przedsiębiorców jest świetnie zorientowanych w podatkach, więc gdy zauważą, że ich kontrahenta nie ma na liście, po prostu nie dokonają transakcji. 

Jak znaleźć się na białej liście?

Aby się zarejestrować, musisz:

• przygotować numer rachunku bankowego,
• wejść na stronę CEIDG - jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą,
• pobrać formularz NIP-8 - jeśli masz spółkę,
• wybrać opcję aktualizacji danych,
• złożyć dokument i zatwierdzić profilem zaufanym lub elektronicznym podpisem,
• złożyć wniosek i poczekać na aktualizację,
• wyszukać na białej liście swój numer konta bankowego. 

Jakie są terminy zgłoszenia na białą listę?

Termin wynosi 7 dni od momentu założenia nowego konta firmowego. W praktyce oznacza to także założenie firmy - chodzi o ten rachunek rozliczeniowy, na który Twoja firma przyjmuje wszelkiego rodzaju wpływ. Czyli, jeślibyś założył firmę 3 listopada, to najpóźniej 10 listopada musisz się zarejestrować. Brak rejestracji spowoduje, że nie będziesz widniał na białej liście. Termin jest jednakowy dla JDG i dla spółek. 

Co zrobić, jeśli rachunek bankowy nie widnieje na liście?

Chociaż wpis do rejestru jest obowiązkowy, a jego brak może pociągnąć za sobą naprawdę przykre konsekwencje, to o dziwo jest to bardzo powszechny błąd, który popełniają przedsiębiorcy. Niejednokrotnie wynika to z pomyłki przy wypełnianiu formularza. Innym rodzajem błędu jest dodanie nie tego rachunku co trzeba, np. zamiast firmowego - prywatnego rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego. Niekiedy też widnieje brak wpisu, co wynika z opóźnień w aktualizacji bazy danych Ministerstwa. Tylko, że to jest nie tyle błąd, co złośliwość rzeczy martwych, a powinno być to szybko naprawione.

Jeśli nie ma Cię w bazie, to sprawdź ponownie swoje zgłoszenie. Jeżeli wszystko się zgadza, to może się okazać, że musisz ponownie złożyć wniosek. Gdyby i to zawiodło, to wystosuj do przełożonego KAS pismo z wnioskiem o sprostowanie danych. 

Jak możesz sprawdzić, czy rachunek jest na białej liście?

W wyszukiwarce Ministerstwa Finansów można wpisać taki zakres informacji o podatniku jak NIP czy REGON kontahenta albo numer jego rachunku bankowego. Wybierz jedną z opcji. W systemie zobaczysz, czy dany podmiot jest wpisany na listę. Warto wspomnieć, że księgowi najczęściej sami już rutynowo sprawdzają rejestr przy przelewach na ponad 15 000 zł. 

Jeśli jesteś płatnikiem VAT i chcesz wiedzieć, do kiedy musisz uiścić podatek, to zapraszamy do lektury także tego artykułu: Do kiedy trzeba zapłacić VAT i jakie są sankcje za opóźnienie?

Dodano: 17.11.2025