Do kiedy trzeba zapłacić podatek VAT i jakie są sankcje za opóźnienie?

Opublikowano: 14 Lis 2025 Agnieszka Kłak 12 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy musisz zapłacić VAT?

VAT rozliczasz w Urzędzie Skarbowym zgodnie z konkretnym okresem rozliczeniowym. Dzień, w którym przesyłasz pieniądze do US jest terminem płatności za dany okres. Jest to również data złożenia deklaracji vatowskiej. Nie ma jednak jednej daty, która obowiązywałaby wszystkich. Przedsiębiorca może rozliczać się co miesiąc bądź co kwartał, a to już robi sporą różnicę. 

Rodzaje deklaracji VAT

Oto poszczególne deklaracje dla konkretnego rodzaju przedsiębiorstwa:

1. VAT-7. Dotyczy tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się miesięcznie. Złóż ten dokument, jeśli co miesiąc zestawiasz zyski i koszty swojej firmy.
2. VAT-7K. Wybierz ten formularz, jeśli rozliczasz się kwartalnie. Nie będzie on jednak odpowiedni dla każdego przedsiębiorstwa. Musisz wcześniej spełnić kilka warunków, w tym prowadzić firmę od przynajmniej roku.
3. VAT-9M. Dotyczy szczególnej sytuacji. Będzie potrzebny wtedy, kiedy nie jesteś płatnikiem VAT, ale zdarzyło Ci się jednorazowo dokonać transakcji w danym miesiącu. 

Różne terminy rozliczenia VAT

Będąc podatnikiem VAT, który rozlicza się co miesiąc masz czas do 25-go dnia każdego miesiąca na zapłatę podatku. Dotyczy to płatności za kolejny miesiąc, np. za październik musisz zapłacić do 25 listopada. Nie zapominaj, by wraz z uiszczeniem płatności złożyć do US deklarację VAT-7.

Natomiast osoby, które rozliczają się kwartalnie muszą złożyć deklarację VAT-7K oraz płacić do 25-go dnia miesiąca, który następuje po zakończeniu kwartału. Przykładowo, za IV kwartał 2025 r. musisz rozliczyć się do 25 stycznia 2026 r.

Który podatnik musi rozliczać się co miesiąc?

Musisz płacić VAT co miesiąc, jeśli Twoje przedsiębiorstwo jest nowe na rynku, tzn. działa krócej niż 12 miesięcy. Dotyczy Cię to także wtedy, gdy przekroczysz limity obowiązujące małych podatników. Również nie przejdziesz na rozliczanie co kwartał, jeśli nie spełnisz dodatkowych warunków, czyli np. masz obowiązek stosowania kas fiskalnych czy prowadzisz działalność związaną z wysokim ryzykiem podatkowym. 

Czy możesz się spóźnić z zapłatą podatku?

Niestety, nie możesz wcale się spóźnić. Nawet jeden dzień opóźnienia spowoduje zaległość w płatności podatku VAT. Urząd Skarbowy nie zastosuje wobec nikogo taryfy ulgowej. Od razu może naliczyć odsetki za zwłokę. Dlatego warto trzymać się terminów, a najlepiej jest, jeśli zlecisz przelew kilka dni roboczych przed 25-tym dniem miesiąca. Wówczas będziesz mieć pewność, że fiskus zaksięguje środki zanim data upłynie.

Kiedy terminy mogą się zmienić?

Jak już zdążyliśmy wspomnieć - płatności VAT dokonujesz wraz ze złożeniem deklaracji podatkowej. Istnieją jednak okoliczności, kiedy ten termin może ulec zmianie:

1. Otrzymanie zaliczki. Jeśli klient wpłaci Ci zaliczkę, to masz obowiązek rozliczyć VAT już za ten miesiąc, gdy zaliczkę otrzymałeś, nawet jeśli pełna płatność spłynie do Ciebie później.
2. Odwrotne obciążanie. Spotykane przy transakcjach zagranicznych. Występuje to wtedy, kiedy Ty - jako przedsiębiorca kupujący - musisz zapłacić VAT, a nie sprzedawca. Jednak nie chodzi tu o fizyczne dokonanie dodatkowej płatności, a o złożenie deklaracji wg której VAT zapłaciłeś.
3. Korekta deklaracji podatkowej. Błędy zdarzają się każdemu, ale jeśli takowy popełniłeś w deklaracji, to musisz dokonać jej korekty. Nie zwlekaj z tym, dokonaj korekty i wraz z nią zapłać różnicę. Musisz pamiętać także o odsetkach.
4. Odliczenia i nadpłaty. W przypadku, gdy więcej VAT-u znajduje się w kosztach niż w przychodach, to nic nie płacisz do US, ale deklarację musisz złożyć w terminie.

Czy to, jakim jesteś podatnikiem determinuje termin płatności?

Tak, będzie się to różniło, w zależności od typu podatnika:

1. Mały podatnik. Nie może mieć on przychodów brutto rocznie większych lub równych 2 000 000 euro. Ma obowiązek płatności VAT zgodnie z metodą, jaką wybrał przy rejestracji działalności oraz składania deklaracji. Może rozliczać się systemem kwartalnym. Dostępna jest dla niego także metoda kasowa.
2. Rolnik ryczałtowy. Prowadzi działalność rolniczą bez rejestracji jako czynny podatnik VAT. Nie płaci on VAT-u od sprzedaży, ani nie składa deklaracji. Może dostać zryczałtowany zwrot VAT od nabywców swoich produktów.
3. Przedsiębiorca zwolniony z VAT. Taki przedsiębiorca nie osiąga przychodów wyższych niż 200 000 zł rocznie. On także nie płaci VAT-u ani nie składa deklaracji. poza wyjątkowymi transakcjami, o których już wspomnieliśmy.

Jak zapłacić VAT?

Przede wszystkim sprawdź numer konta. Odwiedź stronę: podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku tam wpisz swój NIP i zobacz, jaki rachunek jest przypisany. Następnie w bankowości internetowej zleć przelew na dane Urzędu Skarbowego. Wpisz także rachunek, który przed chwilą sprawdziłeś. W tytule przelewu wpisz swój NIP, określ deklarację i okres rozliczeniowy, np. "VAT-7 ZA PAŹDZIERNIK 2025, NIP 9999999999. Kwota przelewu powinna być taka sama jak w deklaracji. Pamiętaj, by pieniądze przelać do 25-tego dnia miesiąca. 

A co z mikrorachunkiem VAT?

Od kilku lat VAT wpłaca się wyłącznie na indywidualny mikrorachunek podatkowy przypisany do Ciebie (na podstawie NIP albo PESEL). Przelewy na dawne, „ogólne” rachunki urzędów skarbowych nie są już prawidłową formą zapłaty i mogą spowodować, że urząd będzie nadal wykazywał zaległość. Numer mikrorachunku sprawdzisz na stronie Ministerstwa Finansów albo w urzędzie — jest zawsze taki sam dla PIT, CIT i VAT. Dlatego przed każdą płatnością warto upewnić się, że przelew idzie na właściwy numer.

Jakie konsekwencje wiążą się z brakiem płatności VAT?

Konsekwencje mogą przybierać różną formę w zależności od stopnia opóźnienia. Wiesz już, że nawet za 1 dzień US może naliczyć odsetki. Po kilku dniach wyśle do Ciebie upomnienie bądź wezwanie do zapłaty. Jeśli spóźnisz się ponad miesiąc, to wtedy Urząd może podjąć działania egzekucyjne. Gdyby zaś opóźnienia powtarzały się regularnie w przyszłości, to Twoja firma może zostać poddana kontroli, ukarana karą grzywny, a poza tym czekać Cię może odpowiedzialność skarbowa.

Najczęstsze błędy przy płatności VAT

Nawet jeśli zapłacisz VAT w terminie, urząd może mieć zastrzeżenia, jeśli pojawią się błędy formalne. Do najczęstszych należą:

• niewłaściwy NIP w tytule przelewu albo brak wskazania właściwego okresu rozliczeniowego,
• złożenie przelewu, ale brak złożenia deklaracji/JPK_V7 za dany miesiąc lub kwartał (urząd wtedy i tak widzi zaległość),
• opóźnienie w rozliczeniu zaliczek lub korekt (np. przy sprzedaży, która powinna być wykazana w wcześniejszym okresie),
• wysłanie pieniędzy na niewłaściwe konto, zamiast na indywidualny mikrorachunek,
• błędne dane podatnika we wniosku lub deklaracji.

Takie pomyłki mogą spowodować, że powstanie zaległość podatkowa i zaczną naliczać się odsetki, mimo że faktycznie wyszły środki z Twojego konta.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy mogę odroczyć płatność VAT?
Tak, możesz złożyć do urzędu skarbowego wniosek o odroczenie terminu płatności albo o rozłożenie podatku na raty. Urząd rozpatruje takie wnioski indywidualnie i może naliczyć opłatę prolongacyjną. Ważne, żeby złożyć wniosek przed egzekucją albo jak najszybciej po powstaniu zaległości. Biznes.gov.pl+2GoFin+2

Co zrobić, gdy złożyłem deklarację, ale zapłaciłem z opóźnieniem?
Powstaje zaległość podatkowa, od której naliczane są odsetki za zwłokę. Powinieneś jak najszybciej zapłacić zaległy VAT na swój mikrorachunek oraz — jeśli urząd o to poprosi — złożyć czynny żal, żeby uniknąć kary porządkowej. Im szybciej uregulujesz zaległość, Tym mniejsze odsetki zapłacisz. 360 Księgowość+1

Czy VAT muszę płacić przy sprzedaży zagranicznej?
To zależy od rodzaju transakcji (WDT, eksport, usługa dla kontrahenta z UE poza VAT w Polsce itd.). Część transakcji może być opodatkowana stawką 0% lub wykazywana tylko informacyjnie, ale nadal musisz ją ująć w deklaracji/JPK w terminie — samo „zagraniczne” miejsce sprzedaży nie zwalnia z rozliczenia w Polsce. W razie wątpliwości lepiej sprawdzić konkretny typ transakcji albo skonsultować się z księgowym, żeby nie wykazać jej w złym okresie

Dodano: 14.11.2025