Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami składek do ZUS?

Opublikowano: 20 Lis 2025 Agnieszka Kłak 9 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Co to jest zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami składek do ZUS?

Jest to dokument, którego wydawcą jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jak sama nazwa wskazuje, dokument ten zaświadcza, że osoba, której dotyczy nie zalega z płatnością składek na ubezpieczenia społeczne. Takiego zaświadczenia wymagają instytucje finansowe, urzędy, a nawet kontrahenci. W praktyce zaświadczenie staje się papierkiem lakmusowym wiarygodności i uczciwości przedsiębiorcy.  

Kto może uzyskać zaświadczenie z ZUS?

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS mogą otrzymać:

1. JDG i spółki. Praktycznie za każdym razem osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, spółki osobowe oraz spółki kapitałowe muszą okazywać zaświadczenie, gdy starają się o kredyt lub leasing. Jednak dokument może też okazać się niezbędny w negocjacjach z dużym kontrahentem.
2. Podmioty ubiegające się o dotacje publiczne. Dotyczy to w dużej mierze starań o dofinansowania unijne. Zaświadczenie przydaje się także, gdy podmiot chce uczestniczyć w rządowych formach wsparcia bądź przetargach.
3. Księgowi oraz biura rachunkowe. W praktyce to często osoby sprawujące pieczę nad księgowością danej firmy składają w jej imieniu wnioski kredytowe. Wtedy to one będą także ubiegały się o zaświadczenie z ZUS.

Jaka jest podstawa prawna usługi?

Zanim zaczniesz się ubiegać o zaświadczenie, wiedz, że podstawą prawą jest tutaj:

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• Art. 217-219 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Przyda Ci się to, gdybyś otrzymał z urzędu odpowiedź odmowną. Warto jednak już we wniosku zawrzeć podstawę prawną, tak aby było na tym polu żadnych wątpliwości.

Czy zaświadczenie zawsze jest potrzebne przy kredycie lub leasingu?

Najczęściej kredytodawcy oraz leasingodawcy wymagają za zaświadczenia od płatnika składek, gdy ten stara się o kredyt firmowy lub leasing. Jednak, jeśli rzeczywiście terminowo uiszczasz płatności do ZUS, uzyskanie tego elementu dokumentacji nie powinno być dla Ciebie trudne - o tym, jak to zrobić dowiesz się w dalszej części artykułu. Będąc przedsiębiorcą starającym się o produkt finansowy warto, byś zawczasu zaopatrzył się w to zaświadczenie. 

Wyjątek może stanowić sytuacja, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i chcesz wnioskować o kredyt jako osoba prywatna. Jest to możliwe. Wówczas kredytodawca będzie Cię traktował jak klienta indywidualnego, a nie firmowego. W związku z tym potrzebny będzie zestaw dokumentów odpowiedni dla klienta indywidualnego. Nie będziesz musiał dostarczać dokumentów firmowych, w tym zaświadczeń z ZUS-u i Urzędu Skarbowego. 

Kiedy jeszcze będzie potrzebne zaświadczenie?

Większe podmioty mogą potrzebować zaświadczenia wtedy, gdy przystępują do negocjacji z dużym kontrahentem, a wartość transakcji także jest spora. Gdy w grę wchodzą ogromne pieniądze, zrozumiałe jest, że kontrahent chce mieć potwierdzenie uczciwości swojego nowego partnera biznesowego. Warto wówczas mieć zaświadczenie z ZUS-u.

Kolejny przypadek warty uwagi to taki, gdy starasz się o dotacje publiczne. Dla urzędów państwowych i unijnych zaświadczenie o niezaleganiu to nie tylko dowód uczciwości firmy, ale też podstawowy wymóg prawny, bez którego cała procedura nie może zostać uruchomiona. 

Warto też wspomnieć o jeszcze jednej formie finansowania przedsiębiorstwa, a mianowicie o faktoringu z regresem. Gdy składasz wniosek do firmy faktoringowej, to standardowo poprosi ona o zaświadczenie, co stanowi potwierdzenie dobrej kondycji finansowej Twojej firmy

Jak krok po kroku złożyć wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami składek do ZUS?

Możesz złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek ZUS na trzy sposoby: osobiście, listownie i elektronicznie.

Osobisty sposób składania wniosku nie powinien wzbudzać wątpliwości. Taki wniosek musisz wcześniej pobrać, wydrukować i uzupełnić albo zrobić to na miejscu - jeśli dokument jest dostępny w placówce ZUS. Niektórzy preferują taką metodę, zwłaszcza jeśli mają oddział ZUS po drodze, np. do firmy lub do domu, bądź załatwiają w urzędzie wiele spraw.

Listowny sposób to wysłanie listu - koniecznie poleconego - w którym znajdować się będzie wypełniony wniosek. Tutaj jednak czas oczekiwania nieco się wydłuży. Najpierw przesyłka musi dojść do urzędu, potem ZUS rozpatrzy wniosek i nada odpowiedź, a następnie list musi dotrzeć pod Twój adres. Jeśli chcesz przyspieszyć nieco procedurę, wyślij list polecony priorytetowy. 

Najszybszą i najwygodniejszą metodą jest złożenie wniosku online. Krok po kroku wygląda to następująco:

• zaloguj się na swoje konto w portalu PUE ZUS,
• wejdź w zakładkę "Zaświadczenia",
• wybierz "Złóż wniosek o niezaleganiu ZUS",
• uzupełnij dane,
• wybierz formę odbioru zaświadczenia - pdf albo w formie papierowej, wysłanej listownie pod Twój adres,
• zatwierdź wysyłkę.

Jeśli wybrałeś formę elektroniczną zaświadczenia, to znajdziesz je także w PUE ZUS, w zakładce "Dokumenty odebrane". Pobierzesz tam plik w formacie pdf.

Jakie koszty wiążą się z uzyskaniem zaświadczenia?

Wydanie takiego zaświadczenia jest bezpłatne. To bardzo dobra informacja dla przedsiębiorcy, bo często pozyskanie dokumentów wiąże się z opłatą urzędową. Warto przy tej okazji wyczulić się na ewentualne oszustwa. Jeśli dostałbyś wiadomość, która wyglądałaby na taką z ZUS-u i w której nadawca prosi o pieniądze za wydanie zaświadczenia o niezaleganiu opłacania składek, to wiedz, że to prawdopodobnie próba cyberataku. Nie odpowiadaj na nią. Zadzwoń do ZUS-u i poinformuj o zdarzeniu. 

Ile czasu musisz czekać na zaświadczenie?

Zdecydowanie najkrócej musisz czekać na wydanie dokumentu online. Najprawdopodobniej będziesz mógł go pobrać jeszcze tego samego dnia, w którym złożyłeś wniosek, a jest szansa, że otrzymasz go nawet w ciągu kilkunastu minut. Natomiast po osobistej wizycie w placówce na doręczenie musisz czekać od 1 do 7 dni roboczych. Najwięcej czasu zajmuje droga listowna - tutaj oczekiwanie może wydłużyć się do nawet dwóch tygodni. 

Co zrobić, jeśli chcesz zaświadczenie o niezaleganiu, ale zalegasz ze składkami?

Jeśli faktycznie masz zaległości w płatności składek, to rzecz jasna ZUS nie wyda Ci zaświadczenia. Byłoby to nie tylko uchybienie formalnym wymogom, ale też zaprzeczenie faktycznego stanu rzeczy. Jak sobie zatem poradzić w tej sytuacji?

Najprościej jest oczywiście uregulować zaległość. Od razu jak zapłacisz możesz wystąpić z wnioskiem. Ale czasami kondycja finansowa przedsiębiorstwa utrudnia to zadanie. Wówczas możesz wnioskować o rozłożenie płatności na raty. Jeśli otrzymasz pozytywną decyzję, to ZUS będzie mógł wydać Ci zaświadczenie. 

Dodano: 20.11.2025