Gdzie stosuje się podpis elektroniczny paperless? Jakie są jego wady i zalety?

Opublikowano: 19 Sty 2023 Agnieszka Kłak 8 min. czytania

Kategoria: Firma

Czy paperless i podpis kwalifikowany to jest to samo?

Nie do końca tak jest. Gdy mówmy o paperless to mamy na myśli pewien trend, sposób działania czy filozofię technologiczną, co polega – ujmując to w dużym skrócie – na ograniczeniu zużycia papieru w przygotowywaniu, uzupełnianiu i przekazywaniu dokumentacji w szerokich dziedzinach życia. Inaczej mówiąc, jest to odejście od dokumentów w formie papierowej na rzecz cyfryzacji. Nazwa zjawiska wywodzi się z języka angielskiego – paper to „papier”, a less – „mniej”.

Natomiast podpis elektroniczny – inaczej: podpis kwalifikowany albo e-podpis – jest to potwierdzenie swojej tożsamości w danym dokumencie elektronicznym. Można więc to uznać za efekt wprowadzenia podejścia paperless do urzędów i instytucji finansowych.

Podpis elektroniczny działa tak samo i jest tak samo ważny, jak tradycyjny podpis piórem czy długopisem na dokumencie papierowym. Składając e-podpis, zobowiązujemy samych siebie treścią podpisywanego dokumentu. Odtąd wiadomo, że jeden z podmiotów dokumentu to my i od chwili działają wszystkie skutki i konsekwencje, które wynikają z treści dokumentu.

Jakie zastosowanie ma podpis elektroniczny w sektorze bankowym?

Coraz więcej Polaków załatwia swoje rozmaite sprawy w banku podpisem elektronicznym. Głównie dotyczy do umów na realizację usług bankowych. Bardzo ważne jest też to, że po zatwierdzeniu naszego podpisu w banku, logując się w bankowości elektronicznej możemy dostać się na swój profil na platformie PUE ZUS, gdzie sprawdzimy informacje dotyczące m.in. naszego ubezpieczenia, kodu zatrudnienia czy wystawionych zaświadczeń lekarskich.

Zwykły podpis elektroniczny służy nie tylko osobom fizycznym, ale przedsiębiorcom, a nawet pracownikom rozmaitych instytucji. Dzięki temu można składać pisma i wnioski do ZUS-u, wypełniać deklaracje podatkowe, założyć firmę czy wysłać raport do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Zalety i wady e-podpisu

Jak wszystko również podpis elektroniczny posiada swoje plusy i minusy. Możemy wyróżnić jego następujące zalety:

1. Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych. Jest to najbardziej oczywista i najważniejsza zmiana. Dziś może to brzmieć banalnie, ale kiedy podpis elektroniczny po raz pierwszy wszedł do użycia i okazało się, że działa skutecznie, zrobiło to ogromne wrażenie i otworzyło całkiem nowe perspektywy na cyfryzację urzędów.
2. Natychmiastowy dostęp do podpisanych dokumentów. Funkcja bardzo dobra z tego względu, że o ile tylko mamy dostęp do internetu, na jakimkolwiek urządzeniu możemy otworzyć potrzebny dokument w każdej chwili. Dzięki temu możliwa jest także łatwiejsza weryfikacja wprowadzanych zmian w dokumentacji.
3. Duża oszczędność czasu. Podpisem elektronicznym można załatwić wiele spraw i zatwierdzić mnóstwo dokumentów w jednym miejscu. Nie trzeba gromadzić grubych teczek, a potem długo szukać tego, co akurat jest potrzebne. W przypadku konieczności posiadania podpisu tradycyjnego tracimy o wiele więcej czasu niż przy e-podpisie. Warto też dodać, że nie trzeba tracić czasu na osobiste stawiennictwo w urzędach.
4. Duża wygoda. Siedząc przed komputerem, w każdej chwili możemy podpisać umowę czy inny dokument.
5. Możliwość podpisania bardzo wielu rodzajów dokumentacji. Niemal każdą sprawę można załatwić dzięki kwalifikowanemu podpisowi. Istnieją tylko nieliczne wyjątki, takie jak akty notarialne (np. umowa kupna nieruchomości) czy testament, gdzie trzeba podpisać się własnoręcznie.
6. Ważność podpisu w całej Unii Europejskiej. Podpis elektroniczny ważny jest tak samo w każdym kraju członkowskim. Jeśli więc to dotyczy Twojego dokumentu, to możesz spać spokojnie – jego przepisy będą obowiązywały także za granicą.

Jeśli zaś choć o wady, to można je opisać w sposób następujący:

1. Konieczność stosowania odpowiedniego sprzętu oraz infrastruktury informatycznej. Jest to minus głównie z punktu widzenia urzędu czy instytucji, która chce umożliwić swoim petentom lub klientom możliwość korzystania z e-podpisu. Potrzeba bowiem takich narzędzi jak karta kryptograficzna (każdy egzemplarz jest zabezpieczony prywatnym kluczem) oraz oprogramowania w postaci sterowników zapewniających kompatybilność karty z komputerem. Jest to niezbędne do składania podpisu elektronicznego.
2. Koszty dla instytucji czy urzędu. Tradycyjny podpis kosztował urzędy tyle, co odrobina atramentu zużyta do podpisu plus eksploatacja długopisu. Zapewnienie całego sprzętu oraz wykup ważności oprogramowania generuje dodatkowe koszty.
3. Podpis elektroniczny nie ujawnia cech personalnych. E-podpis sam w sobie nie jest tożsamy z cechami osobowymi osoby podpisującej. Inaczej jest w przypadku tradycyjnego podpisu, gdzie, chociażby po jego charakterze grafolog może połączyć go z konkretną osobą.

Jak widać, zalet jest znacznie więcej niż wad, a minusy znajdują się głównie po stronie podmiotów, które zapewniają usługę e-podpisu.

Czy elektronicznie może podpisać się więcej niż jedna osoba?

Niektóre dokumenty będą wymagały podpisu więcej niż jednej osoby, reprezentującej daną Stronę. Na ogół rzecz biorąc, to nie powinniśmy przejmować się wymaganą ilością podpisów elektronicznych. Na stronie PUE ZUS możemy przeczytać, że wystarczy zaprosić do swojego konta inne osoby, które posiadają podpis kwalifikowany, a tym samym dostęp do platformy PUE ZUS. Następnie każda zainteresowana osoba, logując się na swoje konto na platformie, może złożyć swój podpis na utworzonym tam dokumencie.

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

E-podpis jest rozwiązaniem bardzo bezpiecznym. Zdążyliśmy już wspomnieć o tym, że ma on moc taką samą jak tradycyjny podpis długopisem, a więc wszystkie zapisy dokumentu stają się ważne po złożeniu podpisu kwalifikowanego. Co więcej, taki podpis jest traktowany przez sądy tak samo, jak podpis własnoręczny. Może więc on stanowić dowód w sprawie, gdy pomiędzy Stronami dokumentu dochodzi o kwestii spornych lub gdy jedna Strona dokumentu została oszukana przez drugą.

Dodano: 29.11.2022