Nowości w Państwowej Inspekcji Pracy. Kiedy PIP zmieni umowy cywilnoprawne na umowy o pracę?

Opublikowano: 03 Wrz 2025 Agnieszka Kłak 9 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie reformy szykują się w Państwowej Inspekcji Pracy?

Reformy szykowane w MRPiPS dotyczą Ustawy z z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Odbywa się to w ramach realizacji kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy. Założenia polegają na tym, by objąć składkami umowy cywilnoprawne - zlecenie i o dzieło - oraz zwiększyć kontrolę nad przedsiębiorcami w zakresie przestrzegania przez nich przepisów prawa pracy.

Zespół parlamentarny, powołany do stworzenia projektu reform dotychczas zdążył już:

• przedyskutować kształt procedury zmiany przez PIP nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę,
• zapoznać się z planem wprowadzenia kontroli zdalnych,
• zaproponować zaostrzenie sankcji wobec tych pracodawców, którzy naruszają przepisy o zatrudnieniu i uchylają się od zatrudnienia typu pracowniczego,
• przeanalizować mechanizmy wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS-em i KAS,
• przyjąć założenie, że wszystkie procesy i weryfikacje danych muszą pozostawać w poszanowaniu praw i funkcji ochronnej dla pracownika jak i zminimalizować konieczność wielokrotnego wyjaśniania sprawy w różnych instytucjach,
• ustalić, że przekazywanie danych będzie się odbywać w formie cyfrowej. 

Na jaką skalę umowy cywilnoprawne są przekształcane na umowy o pracę?

Zgodnie z danymi PIP instytucja w całym roku 2024 wzięła pod lupę łącznie 38 881 umówi zlecenie i o dzieło. Ok. 3% - 1376 umów -była zakwestionowanych, gdyż na ich podstawie zachodził faktyczny stosunek pracy, taki jak na umowie o pracę. Jest to odsetek znacznie mniejszy niż w 2023 roku. Wówczas zakwestionowanych było blisko 4,5%.

W minionym roku największy udział w nieprawidłowościach umów cywilnoprawnych miały branże:

• budowlana - 12,5%,
• handlowa i naprawcza - 19%,
• sektor usług administracyjnych - 19,3%.

Jakie obecnie PIP ma uprawnienia? Co się zmieni?

Aktualnie PIP nie może automatycznie przekształcić umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę - nie bez udziału sądu pracy. Inspekcja może wnieść pozew do sądu pracy w celu wszczęcia postępowania o ustalenie istnienia stosunku pracy. Tak więc to od wyroku sądu zależy, czy umowa o dzieło bądź zlecenie wyczerpuje znamiona umowy o pracę. 

Ponadto inspektor pracy może wszcząć postępowanie przeciwko pracodawcy, który naruszył przepisy w taki sposób, że pracownik wykonuje pracę jak na umowie o pracę, ale ma zawartą umowę cywilnoprawną. Jest to wykroczenie z art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy i jest zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.

W wyniku reformy Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy ma dojść do następujących zmian:

• PIP będzie miał kompetencje do tego, by nakazać pracodawcy zmienić umowę cywilnoprawną na umowę o pracę,
• wprowadzone zostanie kryterium podporządkowania pracownika wobec pracodawcy - będzie to główna przesłanka do tego, by zmienić umowę cywilnoprawną na umowę o pracę,
• instytucja będzie w szczególny sposób analizować sytuacje, w których to w tej samej firmie umowa o pracę będzie zastąpiona umową B2B.

Czy każda umowa zlecenie zostanie zmieniona w umowę o pracę?

Nie, przepisy mają dotyczyć tylko tych umów, które w praktyce spełniają kryteria stosunku pracy. Mowa tu o art. 22 Kodeksu pracy. Jeśli zleceniobiorca działa samodzielnie, bez podporządkowania, na własny rachunek – umowa cywilnoprawna pozostanie dopuszczalna.

Czy decyzja PIP będzie ostateczna?

To, że PIP nakaże zmienić umowę cywilnoprawną na umowę o pracę nie oznacza, że nie będziesz mógł nic zrobić. Pracodawca będzie miał możliwość odwołania się od decyzji PIP do sądu pracy. Jednak zmiana trybu kontroli oznacza, że to pracodawca będzie musiał podważyć decyzję inspektora, a nie odwrotnie.

Czy PIP będzie mógł zmienić umowę z mocą wsteczną?

Nie, decyzja inspektora dotyczyć będzie obecnej i przyszłej formy zatrudnienia. Kwestia wyrównania składek i podatków za okres poprzedni będzie rozstrzygana w odrębnych postępowaniach (np. z ZUS)

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Reformy są jeszcze w fazie projektu ustawy i póki co znajduje się w MRPiPS (aktualizacje wersji projektu pojawiają się na bieżąco na stronie rządowej). Ministerstwo planuje, by w okresie od września do listopada 2025 r. przeprowadzić dyskusje nad tym projektem między resortami, w celu wypracowania wspólnych uzgodnień oraz przekazać projekt do konsultacji społecznych. Do końca roku projekt ma trafić do Rady Ministrów, która uchwali nowelizację i przekaże ją do procedowania przez Sejm.

Wobec tego trudno powiedzieć, kiedy zmiany w uprawnieniach PIP na dobre zaczną obowiązywać. Nowelizacja będzie musiała przejść ścieżkę legislacyjną przez Sejm i Senat, a następnie uzyskać podpis Prezydenta RP, spotkać się z wetem lub zostać skierowaną do rozpatrzenia przez Trybunał Konstytucyjny. Konkretne przepisy nowelizacji będą określały, kiedy dokładnie zmiany wejdą w życie. Najwcześniej będzie to możliwe w 2026 roku.

Wskazówki dla przedsiębiorców w obliczu zmian przepisów prawa pracy

1. Przeanalizuj swoje wzory umów cywilnoprawnych. Znajdź wzoru umów zlecenie i o dzieło albo weź je od swoich kadr. Przeczytaj uważnie, czy takie umowy nie będą spełniały przesłanek do zaistnienia stosunku pracy. Posiłkuj się art. 22 §1 Kodeksu pracy.
2. Odśwież procedury kontroli w przedsiębiorstwie. Chodzi tutaj o nadzór nad realizowanymi dla Twojej firmy usługami i zleceniami, a także dostarczanymi dziełami. Sprawdź, w jaki sposób monitorowane są te procedury.
3. Przygotuj plan na nadchodzące zmiany. Pomyśl nad tym kogo i w jakim charakterze będziesz chciał zatrudnić w przyszłości. Rozważ, jakie zadania dać pracownikowi, tak aby umowa cywilnoprawna nie wyczerpywała znamion stosunku pracy. W innym przypadku - rozważ, którym pracownikom zatrudnionym na umowie zlecenie czy o dzieło będziesz chciał dać umowę o pracę. 

Jak wygląda ryzyko dla małych firm?

Małe przedsiębiorstwa szczególnie muszą zwrócić uwagę na dokumentację i zasady współpracy. PIP będzie miał możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych, co oznacza, że także niewielkie firmy będą podlegać weryfikacji.

Dodano: 03.09.2025