Kiedy zawiesić, a kiedy lepiej zamknąć działalność gospodarczą?

Opublikowano: 10 Paź 2025 Agnieszka Kłak 14 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Powody zamknięcia lub zawieszenia działalności

Prowadzenie działalności gospodarczej bywa bardzo trudne, zwłaszcza w dobie kryzysu. Przedsiębiorcy nie mają łatwego życia, a czasami napotykają na metaforyczny mur, przez co nie są w stanie dalej działać na rynku. Decydują się na zamknięcie lub zawieszenie firmy m.in. z takich powodów jak:

• spadek liczby klientów - jest szczególnie dotkliwy wtedy, gdy następuje pomimo wysokiej jakości produktów i usług, pozytywnych opinii i chłonnego rynku,
• sezonowość przychodów - stanowi to bodaj jeden z największych problemów drastycznego spadku zysków,
• braki kadrowe - zwłaszcza w branżach wysoko specjalistycznych niejednokrotnie trudno o wykwalifikowany personel, co przekłada się ostatecznie na mniejsze przychody,
• spadek stopnia konkurencyjności - dotyczy to branż, gdzie konkurencja jest bardzo silna, np. handel detaliczny i spożywczy, e-commerce, sprzęty RTV i AGD, finanse i bankowość moda,
• rosnące koszty utrzymania przedsiębiorstwa - wysokie rachunki za energię, transport, media czy usługi podwykonawcze, nieadekwatne do zysków,
• czynniki makroekonomiczne - inflacja, recesja, spadek siły nabywczej społeczeństwa.

Nie bez znaczenia są też powody osobiste. Takie zdarzenia jak np. ciężka choroba lub śmierć osoby bliskiej diametralnie wpływają na nasze życie, co odbija się negatywnie również na aspekcie biznesowym. Dodać można do tego także tzw. wypalenie zawodowe. 

Czym różni się zawieszenie działalności od likwidacji?

Zawieszenie działalności gospodarczej, to w przeciwieństwie do zamknięcia rozwiązanie tymczasowe. Zawieszasz firmę, a to znaczy, że zakładasz, iż po jakimś czasie wrócisz na rynek. Przede wszystkim to rozwiązanie pozwoli Ci złapać oddech, gdyż wtedy nie musisz płacić składek do ZUS-u oraz zaliczek na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego, choć istnieją wyjątki, jak choćby najem środków trwałych. Twoja firma dalej figuruje w CEIDG. Pamiętaj, że podczas zawieszenia nie możesz wystawiać faktur ani działać na rynku jako ta firma, której dotyczy zawieszenie.

Z kolei zamknięcie działalności gospodarczej jest ostateczne. Firma zostanie wykreślona z CEIDG. Będziesz musiał rozliczyć się na sam koniec z US i ZUS-em. Nawet jeśli później wrócisz na rynek jako przedsiębiorca, to nie będzie już ta sama firma, tylko inny podmiot, nowo założony. Na zamknięcie firmy zdecyduj się wtedy, gdy nie widzisz żadnych perspektyw dla dalszego prowadzenia biznesu. 

Kiedy lepiej zawiesić działalność?

Zawieszenie działalności będzie najlepszym rozwiązaniem wtedy, gdy Twoje problemy są przejściowe i widzisz perspektywy na to, by w przyszłości wrócić do branży. Po okresie zawieszenia możesz spokojnie wznowić działalność bez konsekwencji. Czasami zawieszenie daje niezbędny czas, czy to na przeczekanie niekorzystnej sytuacji rynkowej (jak np. było to w kontekście obostrzeń w czasie pandemii COVID-19) czy na znalezienie inwestora. Z rozwiązania tego mogą skorzystać także firmy działające sezonowo, np. smażalnia ryb w nadmorskiej miejscowości. Dużym plusem jest fakt, że firmę możesz zawieszać bezterminowo i tyle razy, ile chcesz. Pamiętaj jednak, że okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni. 

Kiedy lepsze będzie zamknięcie działalności gospodarczej?

Decyzja o likwidacji firmy jest niewątpliwie bardzo trudna, ale czasami konieczna. Będzie tak np. wtedy, gdy długi firmy są tak duże, że niemożliwa jest ich konsolidacja, a cała sytuacja nieuchronnie prowadzi do bankructwa. O zamknięciu może także zaważyć wcześniej popełniony, poważny błąd jakim będzie przyjęcie złego i nieskutecznego modelu biznesowego. Długotrwałe stosowanie takiego modelu rodzi brzemienne skutki, takie jak choćby koszty trwałe ciągle przewyższające zyski, zbyt niskie marże czy brak pola do skalowania. Warto dodać, że wpływ na decyzję o likwidacji działalności może mieć także wypalenie zawodowe i brak satysfakcji z pracy jako przedsiębiorca w danej branży.

Czym jest bezterminowe zawieszenie działalności?

To świetne rozwiązanie, które pozwoli Ci wrócić na rynek dopiero wtedy, gdy będziesz na to absolutnie gotowy. Brak obowiązującego terminu odwieszenia działalności nie nakłada na Ciebie presji. Masz dzięki temu tyle czasu, ile potrzebujesz. Możesz uporządkować sytuację finansową, pozyskać środki na inwestycje, znaleźć wykwalifikowany personel czy postarać się o wsparcie inwestora. Przez ten czas nie ponosisz także kosztów składkowych i podatkowych. 

Czym jest pozorne zawieszenie działalności?

Jest to bardzo złe rozwiązanie, które w skrócie polega na tym, że oficjalnie zgłaszasz zawieszenie działalności gospodarczej, ale de facto dalej prowadzisz sprzedaż. Jeśli w okresie zawieszenia będziesz wystawiać faktury lub działać w inny sposób, który wyczerpie znamiona prowadzenia działalności gospodarczej, to czekają Cię dotkliwe sankcje, takie jak konieczność zapłacenia za ten okres składek ZUS i podatku, kara finansowa, a w skrajnym przypadku - nawet kara pozbawienia wolności. 

Jak można wrócić na rynek?

Powrót na rynek jest bardzo prosty, tak jak zgłoszenie zawieszenia, a więc poprzez system CEIDG. Formalności nie stanowią problemu - znacznie trudniej przygotować się do skutecznego powrotu do biznesu. Nie rób tego na "hura". Przemyśl wszystko dokładnie, zaplanuj, zbierz potrzebne finanse, a także przeanalizuj jak Twoja firma będzie działać po zawieszeniu. Rozsądne będzie sporządzenie dodatkowego biznesplanu. 

Jak ZUS patrzy na jednodniowe odwieszenie?

W praktyce dochodziło już do przypadków, gdzie przedsiębiorca, który był w okresie zawieszenia działalności, zdecydował się na odwieszenie na jeden dzień. Taki ruch ma na celu wystawienie faktury, przy jednoczesnym nieprzerywaniu zawieszenia. Jest to jednak prawnie nieskuteczne. ZUS zobaczy, że doszło do odwieszenia, i choćby był to jeden dzień, to za cały miesiąc należy zapłacić składki. 

Czy dzień zamknięcia działalności jest istotny?

Wracając jeszcze do wątku zamknięcia działalności, jeśli jesteś na to już zdecydowany, to najlepiej, jeśli to zrobisz pierwszego dnia miesiąca. Nie zapłacisz wtedy składek ZUS za ten miesiąc. Pamiętaj jednak, że tak czy inaczej musisz rozliczyć się z podatku oraz wyrejestrować firmę. Zamknięcie biznesu w kolejnych dniach miesiąca będzie się wiązało z koniecznością uiszczenia płatności do ZUS-u.

Dokumenty potrzebne do zawieszenia i zamknięcia działalności

Zawieszenie lub likwidacja działalności gospodarczej wymaga dopełnienia kilku formalności. W obu przypadkach podstawą jest złożenie odpowiedniego wniosku w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), co można zrobić online. A dodatkowo:

• w przypadku ZUS należy poinformować urząd o wstrzymaniu lub zakończeniu opłacania składek (formularze ZUS ZWUA i ZUS ZWPA),
• w Urzędzie Skarbowym konieczne może być złożenie deklaracji VAT-Z (dla czynnych podatników VAT) oraz rozliczenie podatku dochodowego,
• jeśli przedsiębiorca prowadził kasę fiskalną, musi ją odpowiednio wyrejestrować.

Kiedy można zawiesić działalność?

Zawieszenie działalności jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. To często pomijany, ale kluczowy warunek. Osoby współpracujące na umowie zlecenie lub o dzieło nie blokują zawieszenia. W czasie zawieszenia firma formalnie istnieje, ale nie może osiągać przychodów z działalności operacyjnej.

Co z umowami i kontraktami podczas zawieszenia?

Zawieszenie działalności nie powoduje automatycznego rozwiązania obowiązujących umów. Przedsiębiorca powinien więc zadbać o kwestie związane z:

• leasingiem – niektórzy leasingodawcy wymagają utrzymania aktywnej działalności,
• wynajmem biura – możliwa renegocjacja lub tymczasowe podnajęcie powierzchni,
• kontraktami z klientami – należy formalnie poinformować o zawieszeniu i uzgodnić nowe terminy realizacji.

Warto każdą umowę przeanalizować indywidualnie, aby uniknąć kar umownych lub utraty współpracy.

Alternatywy dla zawieszenia i zamknięcia działalności

1. Sprzedaż działalności lub przekształcenie w spółkę. Jeśli firma ma ugruntowaną pozycję, bazę klientów czy wartościowe aktywa, zamiast ją zamykać, można rozważyć sprzedaż lub przekształcenie w spółkę z o.o. lub komandytową. To pozwala zachować ciągłość działalności i uniknąć utraty dorobku.
2. Rebranding i zmiana profilu działalności. Czasami wystarczy zmiana kierunku biznesu – nowe produkty, usługi lub rynek docelowy – zamiast całkowitej likwidacji. Rebranding może przyciągnąć nowych klientów i tchnąć życie w firmę bez konieczności formalnego zamykania działalności.
3. Outsourcing i optymalizacja kosztów. Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na zawieszenie lub likwidację, warto rozważyć outsourcing części procesów – np. księgowości, logistyki, marketingu. Obniżenie kosztów operacyjnych często wystarczy, by utrzymać płynność i przetrwać trudniejszy okres.

Czy można zapobiec zamknięciu lub zawieszeniu firmy?

Nim ostatecznie podejmiesz decyzję o zawieszeniu lub zamknięciu firmy pomyśl nad ratunkiem. Proponujemy rozwiązania z zakresu zobowiązań firmowych. Zobacz, który produkt i w jaki konkretny sposób może Cię uratować:

• kredyt obrotowy - pomoże Ci zachować płynność finansową, bo możesz go przeznaczyć na takie cele jak opłata składek do ZUS i US, wypłata wynagrodzeń, rozliczenia z kontrahentami, czy inna, bieżąca działalność firmy,
• kredyt konsolidacyjny - skuteczne rozwiązanie wówczas, gdy Twoja firma może upaść z powodu nadmiernego zadłużenia,
• kredyt inwestycyjny - warto rozważyć, jeśli o Twoim być albo nie być na rynku zadecyduje to, czy w najbliższej przyszłości zrealizujesz dużą inwestycję, na którą aktualnie brakuje Ci środków,
• kredyt technologiczny - w dzisiejszych czasach prowadzenie firmy wymaga nieustannego dostosowania do nowych technologii, a ten produkt finansowy zwiększy Twój stopień konkurencyjności, przez co utrzymasz się na rynku. 

Rzecz jasna, powyższe rozwiązania nie będą dostępne dla każdego przedsiębiorcy, niemniej w niejednym przypadku, dzięki tym właśnie produktom finansowym, dostępnym na wnioskomat.com prowadzenie własnej firmy będzie dalej możliwe. 

Dodano: 10.10.2025