kpir

04 Maj 2020 Autor: Anna Szuberla

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – KPiR – służy ewidencji operacji gospodarczych, dotyczących przychodów lub kosztów. Księga została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych – to na jej podstawie dokonuje się ustalenia głównej podstawy opodatkowania. KPiR precyzuje Ustawa o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku .

Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje:

  • osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem
  • spółki jawne
  • spółki cywilne
  • spółki partnerskie

Poza tymi osobami oraz spółkami, podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą również:

  • osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów
  • osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg
  • duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego

Wskazane podmioty prowadzą podatkową księgę, jeżeli ich przychody z działalności gospodarcze za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy.

Podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą osoby, które:

  • opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych
  • wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym
  • wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim
  • dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności

Co wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów?

W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się następujące pozycje:

  • przychody
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
  • poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności
  • koszty prac badawczo – rozwojowych

poradnik

Co nie podlega wpisowi do księgi przychodów i rozchodów?

Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają:

  • zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, ponieważ nie jest to jeszcze przychód ani koszt jego uzyskania,
  • koszty inwestycji w czasie jej realizacji – dopiero zakończenie inwestycji można wpisać do księgi przychodów i rozchodów jako odpis amortyzacyjny,
  • obrót opakowaniami zwrotnymi, które wydawane za kaucją nie mogą stanowić własności podatnika           i nie mogą przez to stanowić przychodu,
  • jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. Dotacje z Urzędu Pracy, czy też dotacje z UE

Dzień założenia i zgłoszenia prowadzenia KPiR

Podatnik jest zobowiązany założyć KPiR (w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży również tę ewidencję) na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nakazuje złożyć podatnikowi, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadził księgi rachunkowe, zawiadomienie (w formie pisemnej) o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 20 dni od dnia jej założenia.
Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają naczelnikowi urzędu skarbowego wszyscy wspólnicy. Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania każdego z nich. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie KPiR zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania księgi i dowodów księgowych związanych z prowadzeniem firmy.

Prowadzenia ksiąg

Księgi muszą być prowadzone:

  • Rzetelnie tzn. na podstawie dowodów księgowych, potwierdzających dokonane operacje gospodarcze lub finansowe,
  • Terminowo – oznacza to, że wszystkie wydatki oraz przychody powinny być wpisywane w terminie rzeczywistym, tzn. powinny być wykazane w księdze w dniu ich poniesienia,
  • W języku i walucie polskiej,
  • Bezbłędnie rachunkowo czyli bez pomyłek rachunkowych w dowodach księgowych, czytelnie oraz bez używania różnego rodzaju korektorów itp.
  • Starannie, czytelnie oraz powinny być dokonane w sposób trwały, tzn długopisem bądź piórem.

Struktura księgi podatkowej

Księga podatkowa składa się z 16 kolumn, z których trzy  główne stanowią:

  • kontrahent –  kolumny nr  4 i 5
  • przychód – kolumny nr 7, 8 oraz 9
  • wydatki (koszty) – kolumny nr 12, 13 oraz 14

Opis kolumn:

  • kolumna nr 1 - to liczba porządkowa; ważne jest, aby zawsze zachowywać prawidłową kolejność zdarzeń gospodarczych, a nie dowolną; ten sam numer wpisujemy na dokumencie, na podstawie którego robimy wpis do księgi,
  • kolumna 2 - to data zdarzenia gospodarczego – konkretny dzień danego miesiąca,
  • kolumna nr 3 - to nr dowodu księgowego np. nr faktury czy dowodu wewnętrznego,
  • kolumny nr 4 i 5 dotyczą kontrahenta i jego danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, adres, siedziba firmy)
  • kolumna nr 6 to opis zdarzenia gospodarczego, tzn. zdarzenia które zaistniało, np. zakup towarów, zapłata za usługę transportową, wynagrodzenia brutto,
  • kolumna nr 7 to wartość sprzedanych towarów i usług, np. ze sprzedaży wyposażenia, przychód                    z najmu,
  • kolumna nr 8 to przychody pozostałe, które nie są bezpośrednio związane z działalnością,
  • kolumna nr 9 jest sumą 7 i 8  kolumny,
  • kolumna nr 10 to zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupów.
  • kolumnę nr 11 stanowią koszty uboczne np. koszty związane z ubezpieczeniem czy ochrony materiałów
  • kolumna nr 12 to wynagrodzenia w gotówce i w naturze, gdy np. pracownicy piekarni dostają pieczywo, a w kolumnie nr 13 wykazuje się pozostałe wydatki, np. czynsz, składki na ZUS, koszty delegacji, zakup paliwa
  • kolumna nr 14 jest sumą kolumn nr 12 i 13 czyli kosztów
  • Kolumna nr 15 dotyczy innych spraw gospodarczych, np. wydatków, które się odnoszą do przychodów przyszłego miesiąca
  • kolumna nr 16 to miejsce na uwagi

Ewidencje uzupełniające:

Trzeba również pamiętać, że prowadzący KPiR zobowiązany jest do prowadzenia również innych ewidencji, które są nieodłącznie związane z księgą:

  • ewidencja sprzedaży,
  • ewidencji środków trwałych,
  • ewidencji wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencji wyposażenia,
  • karty wynagrodzeń pracowników,
  • ewidencja przebiegów pojazdów,
  • dokumentacja magazynowa,
  • ewidencja wartości dewizowych (przy prowadzeniu kantoru),
  • ewidencja zastawów i pożyczek (np. działalność w formie lombardu),

Miejsce przechowywania KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja, na podstawie której dokonywane są w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży. U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja. W razie powierzenia prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług podatnik korzysta.

Okres i miejsce przechowywania księgi i dokumentów z nią związanych

Okres, przez jaki jest obowiązek przechowywanie księgi wraz z dokumentami źródłowymi został uregulowany w Ordynacji Podatkowej. Zgodnie z nią, jest obowiązek przechowywania księgi i dokumentacji z nią związaną przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym złożone zostało do Urzędu Skarbowego zeznanie podatkowe. Okres tych pięciu lat to termin przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Top