Poradnik przedsiębiorcy - co to jest KPiR?

Opublikowano: 04 Maj 2020 Urszula Sokół 10 min. czytania

Kategoria: Firma

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – KPiR – służy ewidencji operacji gospodarczych, dotyczących przychodów lub kosztów. Księga została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych – to na jej podstawie dokonuje się ustalenia głównej podstawy opodatkowania. KPiR precyzuje Ustawa o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje:

  • osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem, 
  • spółki jawne, 
  • spółki cywilne, 
  • spółki partnerskie. 

Ponadto podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są prowadzić również:

  • osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, 
  • osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg, 
  • duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. 

Wskazane podmioty prowadzą podatkową księgę, jeżeli ich przychody z działalności gospodarcze za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy.

Zgodnie z zapisami Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. 1993 nr 90 poz. 416 Dz. U. Nr 90 poz. 416 z późniejszymi zmianami; tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 14 poz. 176 i Dz. U. z 2000 roku Nr 104, poz.1104) Podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą osoby, które:

  • opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, 
  • wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, 
  • wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim, 
  • dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności. 

Co wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów?

W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się następujące pozycje:

  • przychody,
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  • poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności,
  • koszty prac badawczo – rozwojowych.

Co nie podlega wpisowi do księgi przychodów i rozchodów?

Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają:

  • koszty inwestycji w czasie jej realizacji – dopiero zakończenie inwestycji można wpisać do KPIR, 
  • zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, 
  • jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. dotacje unijne, 
  • obrót opakowaniami zwrotnymi. 

Dzień założenia i zgłoszenia prowadzenia KPiR

Podatnik jest zobowiązany założyć KPiR (w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży również tę ewidencję) na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nakazuje złożyć podatnikowi, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadził księgi rachunkowe, zawiadomienie (w formie pisemnej) o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 20 dni od dnia jej założenia.


Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają naczelnikowi urzędu skarbowego wszyscy wspólnicy. Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania każdego z nich. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie KPiR zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania księgi i dowodów księgowych związanych z prowadzeniem firmy.

Zasady prowadzenia KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona:

  • rzetelnie tzn. na podstawie dowodów księgowych, potwierdzających dokonane operacje gospodarcze lub finansowe,
  • terminowo – oznacza to, że wszystkie wydatki oraz przychody powinny być wpisywane w terminie rzeczywistym, tzn. powinny być wykazane w księdze w dniu ich poniesienia,
  • w języku i walucie polskiej,
  • bezbłędnie rachunkowo, czyli bez pomyłek rachunkowych w dowodach księgowych, czytelnie oraz bez używania różnego rodzaju korektorów itp.
  • starannie, czytelnie oraz powinny być dokonane w sposób trwały, tzn. długopisem bądź piórem.

Struktura księgi podatkowej

Księga podatkowa składa się z 16 kolumn, z których trzy główne stanowią:

  • kontrahent –  kolumny nr 4 i 5, 
  • przychód – kolumny nr 7, 8 oraz 9,
  • wydatki (koszty) – kolumny nr 12, 13 oraz 14. 

Opis kolumn:

  • kolumna nr 1 - liczba porządkowa; 
  • kolumna 2 - data zdarzenia gospodarczego;
  • kolumna nr 3 - numer dowodu księgowego;
  • kolumny nr 4 i 5 dotyczą kontrahenta i jego danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, adres, siedziba firmy)
  • kolumna nr 6 - opis zdarzenia gospodarczego;
  • kolumna nr 7 - wartość sprzedanych towarów i usług;
  • kolumna nr 8 - przychody pozostałe, które nie są bezpośrednio związane z działalnością;
  • kolumna nr 9 - suma 7 i 8 kolumny;
  • kolumna nr 10 - zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupów;
  • kolumna nr 11 - koszty uboczne;
  • kolumna nr 12 - wynagrodzenia w gotówce i w naturze;
  • kolumna nr 13 - pozostałe wydatki; 
  • kolumna nr 14 - suma kolumn nr 12 i 13; 
  • kolumna nr 15 dotyczy innych spraw gospodarczych;
  • kolumna nr 16 to miejsce na uwagi. 

Trzeba również pamiętać, że prowadzący KPiR zobowiązany jest do prowadzenia również innych ewidencji, które są nieodłącznie związane z księgą:

  • ewidencja sprzedaży,
  • ewidencji środków trwałych,
  • ewidencji wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencji wyposażenia,
  • karty wynagrodzeń pracowników,
  • ewidencja przebiegów pojazdów,
  • dokumentacja magazynowa,
  • ewidencja wartości dewizowych (przy prowadzeniu kantoru),
  • ewidencja zastawów i pożyczek (np. działalność w formie lombardu),

Miejsce przechowywania KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja, na podstawie której dokonywane są w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja. W razie powierzenia prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług podatnik korzysta.

Okres i miejsce przechowywania księgi i dokumentów z nią związanych

Okres, przez jaki jest obowiązek przechowywanie księgi wraz z dokumentami źródłowymi został uregulowany w Ordynacji Podatkowej. Zgodnie z nią, jest obowiązek przechowywania księgi i dokumentacji z nią związaną przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym złożone zostało do Urzędu Skarbowego zeznanie podatkowe. Okres tych pięciu lat to termin przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zaktualizowano: 08.12.2020

Czy ten artykuł był pomocny?


Ocena / gł.

Komentarze, pytania i odpowiedzi do artykułu (4)


  • Avatar Zofia

    Zofia
    27.01.2021 17:08:18

    Ja przez kilka lat miałam firmę i sama prowadziłam swoją księgowość.

    Odpowiedź
  • Avatar janka

    janka
    23.01.2021 09:56:45

    przeszłam z ryczałtu na książkę i chyba dzięki temu łatwiej dostałam kredyt

    Odpowiedź
  • Avatar mirek

    mirek
    19.01.2021 13:20:03

    ja się rozliczam ryczałtem i mam mniej obowiązków

    Odpowiedź
  • Avatar feliks firma

    feliks firma
    17.12.2020 06:22:02

    dobrze, że mam księgową

    Odpowiedź
Top