Poradnik przedsiębiorcy - co to jest KPiR?

Opublikowano: 04 Maj 2020 Urszula Sokół 10 min. czytania

Kategoria: Poradnik Przedsiębiorcy

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – KPiR – służy ewidencji operacji gospodarczych, dotyczących przychodów lub kosztów. Księga została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych – to na jej podstawie dokonuje się ustalenia głównej podstawy opodatkowania. KPiR precyzuje Ustawa o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku.

Poradnik przedsiębiorcy - co to jest KPiR?

Kto jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje:

  • osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane ryczałtem, 
  • spółki jawne, 
  • spółki cywilne, 
  • spółki partnerskie. 

Ponadto podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są prowadzić również:

  • osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, 
  • osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg, 
  • duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. 

Wskazane podmioty prowadzą podatkową księgę, jeżeli ich przychody z działalności gospodarcze za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy.

Zgodnie z zapisami Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. 1993 nr 90 poz. 416 Dz. U. Nr 90 poz. 416 z późniejszymi zmianami; tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 14 poz. 176 i Dz. U. z 2000 roku Nr 104, poz.1104) Podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą osoby, które:

  • opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, 
  • wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, 
  • wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim, 
  • dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności. 

Co wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów?

W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się następujące pozycje:

  • przychody,
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  • poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności,
  • koszty prac badawczo – rozwojowych.

Co nie podlega wpisowi do księgi przychodów i rozchodów?

Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają:

  • koszty inwestycji w czasie jej realizacji – dopiero zakończenie inwestycji można wpisać do KPIR, 
  • zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, 
  • jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. dotacje unijne, 
  • obrót opakowaniami zwrotnymi. 

Dzień założenia i zgłoszenia prowadzenia KPiR

Podatnik jest zobowiązany założyć KPiR (w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży również tę ewidencję) na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR nakazuje złożyć podatnikowi, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystał ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadził księgi rachunkowe, zawiadomienie (w formie pisemnej) o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika w terminie do 20 dni od dnia jej założenia.


Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają naczelnikowi urzędu skarbowego wszyscy wspólnicy. Właściwość urzędu ustala się według miejsca zamieszkania każdego z nich. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie KPiR zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania księgi i dowodów księgowych związanych z prowadzeniem firmy.

Zasady prowadzenia KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona:

  • rzetelnie tzn. na podstawie dowodów księgowych, potwierdzających dokonane operacje gospodarcze lub finansowe,
  • terminowo – oznacza to, że wszystkie wydatki oraz przychody powinny być wpisywane w terminie rzeczywistym, tzn. powinny być wykazane w księdze w dniu ich poniesienia,
  • w języku i walucie polskiej,
  • bezbłędnie rachunkowo, czyli bez pomyłek rachunkowych w dowodach księgowych, czytelnie oraz bez używania różnego rodzaju korektorów itp.
  • starannie, czytelnie oraz powinny być dokonane w sposób trwały, tzn. długopisem bądź piórem.

Struktura księgi podatkowej

Księga podatkowa składa się z 16 kolumn, z których trzy główne stanowią:

  • kontrahent –  kolumny nr 4 i 5, 
  • przychód – kolumny nr 7, 8 oraz 9,
  • wydatki (koszty) – kolumny nr 12, 13 oraz 14. 

Opis kolumn:

  • kolumna nr 1 - liczba porządkowa; 
  • kolumna 2 - data zdarzenia gospodarczego;
  • kolumna nr 3 - numer dowodu księgowego;
  • kolumny nr 4 i 5 dotyczą kontrahenta i jego danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, adres, siedziba firmy)
  • kolumna nr 6 - opis zdarzenia gospodarczego;
  • kolumna nr 7 - wartość sprzedanych towarów i usług;
  • kolumna nr 8 - przychody pozostałe, które nie są bezpośrednio związane z działalnością;
  • kolumna nr 9 - suma 7 i 8 kolumny;
  • kolumna nr 10 - zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupów;
  • kolumna nr 11 - koszty uboczne;
  • kolumna nr 12 - wynagrodzenia w gotówce i w naturze;
  • kolumna nr 13 - pozostałe wydatki; 
  • kolumna nr 14 - suma kolumn nr 12 i 13; 
  • kolumna nr 15 dotyczy innych spraw gospodarczych;
  • kolumna nr 16 to miejsce na uwagi. 

Trzeba również pamiętać, że prowadzący KPiR zobowiązany jest do prowadzenia również innych ewidencji, które są nieodłącznie związane z księgą:

  • ewidencja sprzedaży,
  • ewidencji środków trwałych,
  • ewidencji wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencji wyposażenia,
  • karty wynagrodzeń pracowników,
  • ewidencja przebiegów pojazdów,
  • dokumentacja magazynowa,
  • ewidencja wartości dewizowych (przy prowadzeniu kantoru),
  • ewidencja zastawów i pożyczek (np. działalność w formie lombardu),

Miejsce przechowywania KPiR

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja, na podstawie której dokonywane są w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja. W razie powierzenia prowadzenia podatkowej księgi biuru rachunkowemu księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w siedzibie biura, z którego usług podatnik korzysta.

Okres i miejsce przechowywania księgi i dokumentów z nią związanych

Okres, przez jaki jest obowiązek przechowywanie księgi wraz z dokumentami źródłowymi został uregulowany w Ordynacji Podatkowej. Zgodnie z nią, jest obowiązek przechowywania księgi i dokumentacji z nią związaną przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym złożone zostało do Urzędu Skarbowego zeznanie podatkowe. Okres tych pięciu lat to termin przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zaktualizowano: 15.09.2021

Czy ten artykuł był pomocny?


Ocena / gł.

Komentarze, pytania i odpowiedzi do artykułu (4)


  • Avatar Zofia

    Zofia
    27.01.2021 17:08:18

    Ja przez kilka lat miałam firmę i sama prowadziłam swoją księgowość.

    Odpowiedź
  • Avatar janka

    janka
    23.01.2021 09:56:45

    przeszłam z ryczałtu na książkę i chyba dzięki temu łatwiej dostałam kredyt

    Odpowiedź
  • Avatar mirek

    mirek
    19.01.2021 13:20:03

    ja się rozliczam ryczałtem i mam mniej obowiązków

    Odpowiedź
  • Avatar feliks firma

    feliks firma
    17.12.2020 06:22:02

    dobrze, że mam księgową

    Odpowiedź

Artykuły powiązane

Kiedy warto brać kredyt firmowy?

Kiedy warto brać kredyt firmowy?

09 Maj 2021Autor: Sylwia Chrószcz

Prowadząc firmę musimy trzymać rękę na pulsie. Firmy mogą osiągać spektakularne sukcesy, ale również może spotkać je niespodziewany upadek. Może nadejść taki czas gdy będziemy potrzebować dodatkowych środków. Pieniędzy będziemy potrzebować z różnych powodów. Ale kiedy warto brać kredyt firmowy? Jaki(...)

Czytaj więcej
Finansowanie pojazdu w firmie - jaką formę wybrać?

Finansowanie pojazdu w firmie - jaką formę wybrać?

08 Kwi 2020Autor: Katarzyna Dzierżęga - Wiśniewska

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą często zastanawiamy się, w jaki sposób sfinansować pojazd niezbędny do prowadzenia biznesu. Wśród najpowszechniejszych opcji wymienia się: zakup za gotówkę, kredyt, najem długoterminowy, a także leasing.Na czym polega każda z tych form? Czym się różnią?(...)

Czytaj więcej
Top