Jak napisać pokwitowanie odbioru gotówki?
Transakcje gotówkowe mają to do siebie, że samo przekazanie pieniędzy od podmiotu A do podmiotu B nie pozostawia żadnych śladów cyfrowych. W związku z tym tylko na tej podstawie nie sposób udowodnić, że doszło do zapłaty. Sprzedawcy i usługodawcy wystawiają wprawdzie paragony i faktury VAT. Jednak, kiedy klient poprosi Cię o wydanie mu pokwitowania odbioru gotówki, to powinieneś wiedzieć jak takie potwierdzenie sporządzić.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kiedy klient może zażądać od Ciebie pokwitowania,
- jak napisać pokwitowanie odbioru gotówki,
- co musi się znaleźć w pokwitowaniu.
Spis treści
Co to jest pokwitowanie odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki jest to dokument, na podstawie którego można stwierdzić, że jedna strona przekazała drugiej stronie zapłatę za nabyty towar bądź usługę. W świetle prawa jest to dowód zapłaty, na podstawie którego zarówno sprzedawca jak i klient są w stanie wykazać, że doszło do spełnienia świadczenia oraz zaspokojenia roszczenia. Warto mieć to na uwadze, gdyż w przeciwieństwie do transakcji bezgotówkowych nie będzie tutaj potwierdzenia przelewu czy wyciągu operacji z karty płatniczej.
Nieraz może dojść do sporów sądowych pomiędzy sprzedawcą/usługodawcą a klientem, zwłaszcza jeśli chodzi o transakcje na spore kwoty. Jako przedsiębiorca nie możesz zaprzeczyć, że klient wpłacił Ci gotówkę, jeśli faktycznie miało to miejsce, niemniej to na kliencie będzie ciążył obowiązek wykazania tego faktu. Gdy będzie miał pokwitowanie od Ciebie, wówczas nie znajdziesz kontrargumentu na to, że nie zapłacono Ci za Twój towar bądź usługę.
Kto może zażądać pokwitowania odbioru gotówki?
W praktyce każdy, kto dokonał płatności może zażądać pokwitowania odbioru gotówki. Są to takie osoby jak:
- klient płacący bezpośrednio sprzedawcy - tylko stacjonarnie, gotówką i w placówce handlowej bądź usługowej,
- klient płacący kurierowi - dotyczy przesyłek płatnych za pobraniem gotówki na miejscu od klienta,
- dłużnik - ma prawo żądać od wierzyciela pokwitowania gotówkowego uregulowania zobowiązania.
Ty, jako przedsiębiorca bądź wierzyciel nie masz obowiązku z automatu wystawiać pokwitowania odbioru gotówki. To klient/dłużnik powinien Cię o to poprosić. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz bądź nie chcesz sporządzić takiego osobnego pokwitowania, to wówczas musisz dostarczyć zainteresowanej stronie paragon z kasy fiskalnej albo fakturę VAT.
Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki?
Prawidłowo napisane pokwitowanie odbioru gotówki powinno zawierać takie informacje jak:
- imię i nazwisko klienta albo nazwę firmy kupującej towar bądź usługę,
- nazwę firmy sprzedającej towar i usługę oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej,
- kwota transakcji netto i brutto,
- sposób dokonania płatności - będzie to gotówka,
- tytuł prawny transakcji, czyli w tym przypadku należność za towar bądź usługę,
- cel płatności, wskazujący za jaki towar bądź za jaką usługę zapłacił klient,
- data dokonania płatności oraz miejsce,
- podpis klienta,
- podpis osoby reprezentującej sprzedawcę lub usługodawcę.
Możesz skorzystać z gotowych wzorów pokwitowania, dostępnych za darmo w internecie. Pamiętaj jednak, by dokładnie sprawdzić, czy w wybranym wzorze na pewno znajdują się ww. dane.
Jaką formę powinno mieć pokwitowanie odbioru gotówki?
Prawo nie określa jednoznacznie dostępne formy pokwitowania. Teoretycznie możesz więc nawet sięgnąć po pierwszą, lepszą czystą kartę papieru i długopisem sporządzić dokument. Osobiście odradzamy jednak pisania "na kolanie". Najlepiej jest sporządzić takie pokwitowanie na komputerze, zedytować je, a następnie wydrukować i dopiero dać do podpisania klientowi. Jeśli masz u siebie księgowość bądź dział kadr, to możesz im zlecić napisanie pokwitowania. Zawsze będzie wyglądało to profesjonalnie i będzie świadczyć o klasie przedsiębiorcy.
Czy klient może inaczej udowodnić, że wpłacił Ci gotówkę?
Gdyby doszło do sporu prawnego pomiędzy Tobą a klientem, a wcześniej nie wydałbyś pokwitowania gotówki, ponieważ klient tego nie zażądał, to osoba kupująca towar bądź usługę wciąż może udowadniać swoje racje. Za jej argumentami może przemawiać świadek transakcji. Jeśli samo przekazanie gotówki zostało nagrane, to wówczas także będzie to stanowiło dowód w sądzie. Pomocniczy może też okazać się wyciąg z rachunku bankowego, potwierdzającego wypłatę gotówki z bankomatu, co może świadczyć o tym, że klient miał zamiar zapłacić.
SPRAWDŹ TAKŻE
Jeżeli aktualnie potrzebujesz finansowania swojej firmy, to koniecznie zerknij do artykułów na temat kredytów firmowych:
Dodano:
Czy ten artykuł był pomocny?
Ocena / gł.Ostatnie filmy
