Czy mając małą firmę możesz skutecznie windykować długi?

Opublikowano: 17 Wrz 2025 Agnieszka Kłak 11 min. czytania

Kategoria: Poradnik windykacyjny

Windykacja wcale nie jest trudna, jak się wydaje

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz małe spółki mają takie samo prawo, by domagać się spłaty należnych im pieniędzy jak średnie przedsiębiorstwa czy duże korporacje. To, że nie obracasz kwotami rzędu milionów złotych wcale nie oznacza, że nie możesz podjąć środków windykacyjnych. Co więcej, windykacja sama w sobie wcale nie musi być droga. To pierwszy powód, dla którego powinieneś uznać, że procedura odzyskania zadłużenia wcale nie jest tak trudna, jak na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać.

Kluczowe jest to, aby do odzyskania wierzytelności podejść w sposób spokojny, merytoryczny, pozbawiony emocji. Zbyt szybka i spontaniczna reakcja - np. telefon w nerwach do kontrahenta - mogą działać na Twoją niekorzyść. Czasem kilka niefortunnie wypowiedzianych słów może sprawić, że dłużnik zarzuci Ci nękanie. Również nieodpowiedni ton pisma wzywającego do zapłaty nie okaże się szczęśliwy. Nie warto więc działać pochopnie. Spokojnie - należności prędzej czy później wrócą do Ciebie. 

Jak krok po kroku windykować dług, gdy masz małą firmę?

Wystawiłeś fakturę, a dłużnik spóźnia się kolejny dzień z zapłatą, mimo że wyznaczony termin już minął? Oto, co jako wierzyciel możesz zrobić:

1. Wejdź na pierwszy etap - polubowny. Tutaj możesz nawiązać osobisty kontakt z osobą zadłużoną. Na początku warto zadzwonić i zapytać o płatność. Może to wydawać się banale, ale nierzadko przynosi oczekiwane skutki. Gdyby jednak to nie wystarczyło, możesz wysyłać mailowo lub listownie wezwania do zapłaty (dopuszczalny jest także SMS). Daj dłużnikowi na piśmie czas - np. 14 dni od momentu otrzymania wezwania. Pamiętaj, żeby wysyłać listy polecone. Dzięki temu będziesz mógł później udowodnić, że chciałeś sprawę załatwić w sposób możliwie łagodny.
2. Przejdź do drugiego etapu - sądowego. Gdy wyczerpiesz środki z drogi polubownej nie pozostanie Ci nic innego jak złożyć do sądu pozew o zapłatę. Do pozwu musisz dołączyć niezbędne dokumenty, takie jak faktury i umowy, które zawarłeś z klientem lub kontrahentem. Będą one stanowiły dowód na to, że dłużnik jest Ci winien zapłatę. 
3. Poczekaj na trzeci etap - egzekucję komorniczą. Gdy pomimo pisma sądowego dłużnik dalej nie zapłaci Twojej firmie, to zyskasz dostęp do nakazu zapłaty lub wyroku sądu, przy czym ważne jest, aby dokument miał klauzulę wykonalności. Z tym możesz iść od razu do komornika. Reszta pozostanie już w jego rękach. 

Lepiej windykować od razu, czy czekać?

Zdecydowanie lepiej jest działać od razu i nie zwlekać. Tutaj czas działa na Twoją niekorzyść, a na korzyść dłużnika. Dłużnik nie musi wcale śpieszyć się z wyjaśnieniami, czemu opóźnił spłatę i deklarować termin, w którym ureguluje zaległość. Jeśli Ty sam nie upomnisz się o swoje pieniądze, to nikt za Ciebie nie będzie ich odzyskiwać. Zwłaszcza, że firma potrzebuje środków na bieżące działanie.

Oto, kiedy powinieneś zacząć działać:

• etap polubowny - 1 dzień po upływie terminu płatności - nie zwlekaj, od razu gdy kontrahent lub klient spóźni się o 24 h pytaj o środki,
• etap sądowy - 30 dni po rozpoczęciu działań windykacyjnych - daj dłużnikowi nie więcej niż miesiąc, a w tym czasie możesz wysyłać mu wezwania do zapłaty i próbować się z nim skontaktować telefonicznie,
• etap egzekucyjny - po wyroku sądu - jeśli dłużnik nie zapłaci po otrzymaniu nakazu zapłaty, to wówczas pozostanie Ci czekać aż sąd wyda Ci dokument z klauzulą wykonalności.  

Kto może pomóc małej firmie w windykacji długów?

Jeśli sam nie masz głowy do windykacji długu albo boisz się, że z jakiegoś powodu Twoje działania będą nieskuteczne, to możesz sięgnąć po pomoc profesjonalnego windykatora. Na rynku działają liczne firmy windykacyjne, które w Twoim imieniu podejmą kroki w celu odzyskania długu. To dobre rozwiązanie wtedy, kiedy masz dużo na głowie i obowiązki związane z prowadzeniem firmy nie pozwalają Ci na dodatkowe działanie.

Kto poniesie koszty windykacji?

W pierwszej kolejności koszty poniesie wierzyciel, czyli Ty. Będzie tak zwłaszcza w trakcie windykacji polubownej. Opłata z wysyłanie listów czy za połączenia telefoniczne może nie będzie zbyt duża, ale jednak stanie się kosztem. Także wtedy, gdy wynajmiesz windykatora otrzymasz stosowny rachunek - firmy windykacyjne nie działają za darmo, pobierają opłaty za swoje usługi. Jednak istnieje prawna możliwość obciążenia dłużnika za windykację. Zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przysługuje Ci rekompensata na koszt dłużnika za odzyskanie wierzytelności. 

Kiedy windykacja jest konieczna?

Windykacja jest konieczna zawsze, kiedy tylko pojawi się opóźnienie. Ważne jest, żeby odpowiednio ważyć środki. Jeśli kontrahent spóźnia się z płatnością do tygodnia wystarczy telefon i uprzejme przypomnienie, że termin na fakturze upłynął. Powyżej 7 dni możesz już zacząć wysyłać wezwania do zapłaty, a potem przechodzić do kolejnych kroków, które już znasz. Nie polecamy na samym początku pisać do dłużnika, że skierujesz sprawę do sądu. Działaj od razu, bądź skuteczny, ale też cierpliwy i wykonuj kroki stopniowo. 

Co zrobić, jeśli Twoja firma nie może czekać na windykację długu?

Jeśli nie po raz pierwszy dotknęło Cię opóźnienie w płatnościach albo wiesz, że następnym razem finanse Twojej firmy na tym poważnie ucierpią, to możesz skorzystać z rozwiązania jakim jest faktoring. Dzięki temu środki otrzymasz od razu na konto firmowe, a faktor będzie odzyskiwał należność od dłużnika. Rzecz jasna faktoring kosztuje, ale pozwala utrzymać płynność finansową. Już dziś na platformie wnioskomat.com możesz skorzystać z usług zaufanych firm faktoringowych.

Słyszysz o tym po raz pierwszy? Przeczytaj ten artykuł, a dowiesz się czym jest ta usługa: Na czym polega faktoring?

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców przy windykacji zadłużenia?

1. Brak działań w ramach windykacji polubownej. Jak już zdążyliśmy napomknąć - już pierwszy telefon czy wezwanie do zapłaty mogą okazać się skuteczne.
2. Zbyt długie zwlekanie z windykacją. Tracisz przez to czas i pieniądze. Widzisz opóźnienie? Działaj!
3. Zastraszanie dłużnika. W polskim prawie groźby są karalne, więc takie czynności będą działać poważnie na Twoją niekorzyść.
4. Odwiedzanie dłużnika w jego domu lub miejscu pracy. Specyfiką małych firm jest często to, że działają na rynku lokalnym i nierzadko mają kontrahentów w tej samej miejscowości. Jeśli jest tak w Twoim przypadku, to może Cię kusić, aby odwiedzić osobiście dłużnika. Nie rób tego - może on poczuć się nękany, co też działa na Twoją szkodę.
5. Nachalny kontakt. Wydzwanianie po 20 razy dziennie czy codzienne wysyłanie listu z wezwaniem do zapłaty to spora przesada - to także może być podciągnięte pod nękanie. 
6. Brak odpowiedniej dokumentacji. Starannie przechowuj faktury i umowy z klientami, bo bez tego etap sądowy może okazać się nieskuteczny.
7. Brak szukania pomocy w windykacji. Jeśli sam sobie nie radzisz z odzyskiwaniem długów, nie bój się skorzystać z usług firmy windykacyjnej - możesz potem próbować odzyskać od dłużnika poniesione koszty. 

Dodano: 17.09.2025